Ofis açıyorsanız nelere ihtiyacınız var? Ultimate Checklist
Rehber
Ofis açıyorsanız nelere ihtiyacınız var? Ultimate Checklist
Kısa cevap: Başarılı bir açılış için üçlü sacayağına odaklanın: planlama (ihtiyaç, bütçe, zaman), altyapı (BT, güvenlik, İSG) ve kurulum (mobilya, akustik, iş akışı). Aşağıdaki kontrol listesi eksik bırakmamanız gereken her adımı kapsar.
1) Planlama ve ön hazırlık
Net bir ihtiyaç programı, bütçe ve zaman çizelgesi olmadan atılan her adım, gecikme ve ek maliyet doğurur. Önce fotoğrafı büyütelim:
- Kadro & kapasite: Kaç kişi? Esnek/hibrit çalışma oranı? Büyüme öngörüsü (12–24 ay).
- Çalışma kültürü: Açık ofis mi; sessiz fokus alanı, toplantı odası, telefon kabini ihtiyacı?
- Ekipman: Tek/çift monitör, çizim tabletleri, yazıcı/plotter, sunucu odası?
- Depolama: Kilitli dolap, arşiv, kişisel dolap (locker) ihtiyacı.
- Bütçe kırılımı: Fit-out, mobilya, BT, güvenlik, lisanslar, taşınma, beklenmeyen %10 pay.
- Takvim: Sözleşme → tasarım → sipariş → kurulum → test → açılış.
İpucu: “olmazsa olmaz” ve “olsa iyi olur” listelerini ayırın; bütçe optimizasyonu için fazlandırın.
2) Mekân seçimi & kira sözleşmesi
Lokasyon; erişim, prestij ve çalışan deneyimini etkiler. Kira sözleşmesi ayrıntılarına dikkat edin:
- Ulaşım: Metro/durak yakınlığı, otopark, bisiklet alanı.
- Mekânsal uygunluk: Net alan, tavan yüksekliği, kolon/döşeme taşıma kapasitesi.
- Altyapı: Elektrik gücü, iklimlendirme, taze hava, fiber altyapı uygunluğu.
- İzinler: Tabela, iç tadilat, data/yangın hattı çekimi için mülk sahibi onayı.
- Sözleşme: Artış oranı, devir/tahliye, depozito iadesi, teslim koşulları, demirbaş listesi.
3) Yerleşim planı & ergonomi
Doğru plan, metrekare verimliliği ve çalışan sağlığını aynı anda iyileştirir.
Ergonomi temel ölçüler
- Masa ölçüsü: 140×70 cm (genel), 160×80 cm (çift monitör), 180×90 cm (çizim).
- Oturum: Diz-masa arası min. 18 cm; ekran-göz mesafesi 50–70 cm.
- Akustik: Açık ofiste panelli bench, telefon kabini ve tavan yutucu paneller.
- Aydınlatma: 300–500 lx ofis aydınlatması, 4000K nötr beyaz.
- Dolaşım: Ana koridor min. 120 cm; masa arkası 80–100 cm.
Çalışma alanı tipleri
- Odak alanı (sessiz)
- İş birliği alanı (modüler masa)
- Toplantı odası (4–12 kişi)
- Telefon/video kabini
- Dinlenme/mutfak ve bekleme alanı
4) Mobilya & donanım seçimi
Kaliteli mobilya, dolaylı maliyetleri (bel ağrısı, verimsizlik, bakım) ciddi biçimde azaltır.
Çekirdek liste
- Çalışma masaları: Gerekirse sit-stand (yükseklik ayarlı) çözümler.
- Ergonomik koltuklar: 4D kolçak, ayarlı bel desteği, senkron mekanizma.
- Toplantı masası & sandalyeleri
- Depolama: Yüksek kapaklı dolap, kilitli konteyner, kişisel dolaplar.
- Resepsiyon/banko ve bekleme oturumu
Aksesuar & ince işler
- Monitör kolları, laptop standı, ayak dayama
- Kablo kanalları ve masa içi prizler (USB-C/PD)
- Akustik paneller, bölücüler
- Aydınlatma: masa lambası, spot/lineer armatür
- Bitki/yeşillik ile akustik destek
İpucu: Teslim süresi kritikse stoktan temin edilebilen standart ölçülere öncelik verin.
5) BT & ağ altyapısı
“İnternet var, tamam” demek yetmez. Güvenli ve ölçeklenebilir bir omurga kurun.
- İnternet: Simetrik fiber başvurusu, yedek 4G/5G hat, statik IP ihtiyacı.
- Ağ: Yönetilebilir switch, PoE erişim noktaları, kabin ve patch paneller.
- Güvenlik: Kurumsal güvenlik duvarı, VLAN segmentasyonu, misafir ağı.
- Donanım: UPS, NAS/sunucu, merkezi yazıcı; kablolama (Cat6/6A).
- Yazılım/lisans: E-posta, ofis yazılımları, antivirüs/EDR, yedekleme politikası.
- Toplantı: Video konferans barı, akustik panel, ışık & kamera açısı.
6) Güvenlik, yangın & iş sağlığı güvenliği (İSG)
Yasal zorunluluklar ve gerçek güvenlik ihtiyacı bir arada ele alınmalı.
- Yangın: Duman dedektörleri, uygun tipte yangın söndürücüler, acil çıkış işaretleri, yangın dolabı.
- İSG: Risk değerlendirmesi, çalışan eğitimleri, ilkyardım dolabı, acil durum planı ve tatbikat.
- Erişim güvenliği: Kartlı geçiş, CCTV, ziyaretçi kayıt, sunucu odası kilidi ve sensörler.
- Sigorta: Yangın, hırsızlık, üçüncü şahıs sorumluluk, iş durması teminatları.
7) İdari & hukuki gereklilikler
Kağıt işleri ve resmî süreçler gecikmeyi önlemek için erken planlanmalı.
- Şirket kuruluş/ünvan ve vergi dairesi işlemleri
- Kira stopajı/muhasebe planı, e-fatura/e-arşiv
- Belediye ruhsat/tabela izinleri (gerekiyorsa)
- KVKK uyumu: aydınlatma metni, envanter, saklama politikası
- İş sözleşmeleri, gizlilik/NDA şablonları
8) İnsan kaynakları & operasyon
Ofis yalnızca masa-sandalyeden ibaret değildir; süreçler işler hâle gelmeli.
- Politikalar: Uzaktan/hibrit çalışma, vardiya, fazla mesai, cihaz politikası (BYOD/kurumsal).
- Oryantasyon: Hoş geldin dosyası, güvenlik eğitimleri, it erişimleri.
- Tedarik: Kırtasiye, sarf malzemeleri (kartuş, kağıt), temizlik kimyasalları.
- Refah: Kahve/çay, su sebili, sağlıklı atıştırmalıklar; mola alanı.
- Ofis kültürü: Ortak takvim, toplantı kuralları, sessiz çalışma saatleri.
9) Destek hizmetleri & sözleşmeler
Dış kaynak anlaşmaları iş sürekliliğini güvence altına alır.
- Temizlik ve hijyen planı (günlük/haftalık/aylık periyot)
- Güvenlik/concierge (bina ile entegre)
- BT destek anlaşması (SLA, yedek parça, yerinde müdahale)
- Bitki bakım, haşere kontrol, su arıtma bakımı
- Atık yönetimi & geri dönüşüm (kâğıt, elektronik atık, toner)
10) Taşınma, açılış & son kontrol
Taşınmada aksaklıkların çoğu etiketleme ve koordinasyon eksikliğinden doğar. Aşağıdaki listeyi tikleyin:
- Envanter & varlık etiketleri (masa, sandalye, monitör, kablo)
- IP adres planı, Wi-Fi SSID/şifre politikası, konuk ağı
- Acceptence testleri: internet hız, yazıcı, toplantı odası görüntü-ses
- Acil durum panosu: kaçış planı, toplanma alanı, önemli numaralar
- Soft opening: kademeli geçiş, geri bildirim toplama, son düzeltmeler
Zaman çizelgesi & bütçe dağılımı (örnek)
Önerilen zaman çizelgesi
| Aşama | Süre (takvim günü) |
|---|---|
| İhtiyaç programı & bütçe | 5–10 |
| Mekân seçimi & sözleşme | 7–21 |
| Tasarım & yerleşim | 7–14 |
| Tedarik (mobilya/BT) | 10–30 |
| Kurulum & kablolama | 5–10 |
| Test & açılış | 2–5 |
Bütçe kırılımı (yüzde)
| Kalem | Oran |
|---|---|
| Fit-out (boya, aydınlatma, kablolama) | %20–30 |
| Mobilya & akustik | %25–35 |
| BT & ağ | %15–25 |
| Güvenlik & İSG | %5–10 |
| Destek hizmetleri (başlangıç) | %3–7 |
| Beklenmeyen gider | %10 |
Not: Tedarik süreleri ve kurulum kapsamı bu oranları etkiler; stoktan seçim, süre ve maliyeti düşürür.
İndirilebilir kontrol listesi (kopyala-yapıştır)
Aşağıdaki listeyi bir dokümana yapıştırıp tik kutuları ekleyerek PDF olarak saklayabilirsiniz.
| Kategori | Kalem |
|---|---|
| Planlama | İhtiyaç programı · Bütçe · Zaman çizelgesi · Büyüme projeksiyonu |
| Mekân | Lokasyon · Altyapı · Tadilat izinleri · Kira sözleşmesi |
| Yerleşim | Ergonomi ölçüleri · Akustik plan · Aydınlatma · Dolaşım |
| Mobilya | Masa · Ergonomik koltuk · Toplantı · Depolama · Banko · Bekleme |
| BT & Ağ | Fiber başvurusu · Yedek bağlantı · Switch/Access point · Firewall · UPS · Yazıcı |
| Güvenlik | Kartlı geçiş · CCTV · Ziyaretçi kaydı · Sunucu odası güvenliği |
| Yangın & İSG | Söndürücü · Dedektör · Acil plan · İlk yardım · Eğitim/Tatbikat |
| İdari | Vergi · E-fatura · KVKK · NDA · Sigorta |
| İK | Politikalar · Oryantasyon · Erişim yetkileri · Sarf malzeme listesi |
| Destek | Temizlik · BT SLA · Bitki bakım · Atık/geri dönüşüm |
| Taşınma | Envanter etiketleme · Kablolama · Kabul testleri · Soft opening |
Bonus: Ofis açılışınızı duyurmanın 5 hızlı yolu
- Google İşletme Profili: Konum, fotoğraflar ve açılış gönderisi.
- Yerel basın/PR: Kısa açıklama ve yüksek çözünürlüklü görseller.
- LinkedIn açılış dizisi: 3–5 post ile dönüşüm hikâyesi.
- Açılış günü teklifi: Sınırlı süreli ücretsiz keşif/toplantı.
- Sanat/bitki ile atmosfer: İlk izlenim için resepsiyon ve bekleme alanına yatırım.
SSS: Ofis açarken sık sorulanlar
Ofis kurulumu için minimum metrekare nasıl hesaplanır?
Kişi başı 6–9 m² (masa+koridor) + ortak alanlar (toplantı, mutfak, bekleme) için %30–40 ek alan planlayın.
Masa mı, sit-stand (yükseklik ayarlı) masa mı?
Hibrit ve uzun süreli oturumlarda sit-stand masalar postürü iyileştirir; 30/60 otur-ayakta döngüsü önerilir.
Akustik yatırımı şart mı?
Açık ofiste verimlilik için evet. Telefon kabinleri ve panel/bölücüleri yankıyı düşürür, çağrı kalitesini artırır.
İlk yıl hangi abonelikler planlanmalı?
İnternet, siber güvenlik, ofis yazılımları, bulut yedekleme, temizlik, bitki bakım, yazıcı bakım anlaşmaları.